Sok kérdés foglalkoztat mostanában a munkaszervezéssel, időbeosztással kapcsolatban. Viszonylag sok szakirodalmat, elméletet, jó gyakorlatot elolvastam időgazdálkodás témában, de valahogy eddig egyik metódus sem jött be igazán. Nagy része túl bonyolult volt gyakorlatban alkalmazni. Értem ez alatt, hogy a rendezgetés és egyéb marginális tevékenységek sokszor több időt elvittek, mint maga a feladat. Ez nyilván nem működő dolog. Ezeket a módszereket dobtam. Legyek önkritikus, sokszor lusta voltam hozzájuk.
Volt egy, ami tovább bírta, mint gondoltam volna, bár lehet azért, mert csak részleteit alkalmaztam annak, amit a teljes módszer leírt. Ez pedig a GTD volt. David Allen könyve nagy hatással volt rám és úgy éreztem, amit leírt benne simán működhet. Egy része igen, de sajnos annyira nem vagyok fegyelmezett, hogy minden elemében meg tudjam valósítani ajánlásait. Mindesetre ez olyan módszernek igérkezett, amelynek részei is jó eséllyel és eredménnyel kecsegtettek. Egy egész évet húztam vele. Sokszor megerőltető volt (főként az elején) a megfelelő módon alkalmazni. zeró inbox és társai, a listák, melyekből húzok és áthelyezek feladatokat, stb. De büszkén mondhatom, sikerült. Egészen addig, amíg annyi feladat volt, amelyel valójában time management nélkül is el tudtam volna boldogulni. Ez a boldog idő, hiszen megeröltetés nélkül a feladatokra koncentrálva sikerül szépen lépésről-lépésre haladva eljutni a célig. A napi, heti célokig.
A gond ott kezdődött, amikor egyre több váratlan, ám annál fontosabb feladat esett be. És nem is mind a munkához kapcsolódott. Aztán jöttek azok a dolgok, amik nem voltak igazán fontosak, de nagyon jólestek. Ezek természetes módon terelték el a figyelmet. Kezdett összeomlani a rendszer. Pár kisérlet és rendrakás után azonban egyszer csak, egy ilyen “roham” után összeomlott. Nem is próbáltam felállítani újra, éreztem, ez nem fog menni. Valójában a boldog idő elmultával már inkább stresszt jelentett a rendrakás. Éreztem lazábban kell venni ezt.
A másik ilyen módszer, ha egyáltalán lehet annak nevezni, pontosan az volt, hogy nem szabad rástresszelni mindenre. Muszáj érezni a prioritásokat, még ha nem is fogalmazom meg őket, de valahol rendezem magamban. Ez a lazaság szabadsága módszer. Ne keressétek a szakirodalomban, szerintem ilyen nincs, magam találtam ki. Rá kell jönni, hogy nem minden a munka, a feladat. Sok minden más is van, ami éppen akkor fontosabb lehet. A gyereknek útlevelet csináltatni időben, hogy külfölre mehessünk egyszer, stb. Nos, ilyenkor azért előfordul, hogy a beköszönő jó idő miatt egyes munka típusú feladatokat felülírnak a szórakozás, élmény típusú feladatok (fel kell töltődni, nemdebár?). Volt, hogy a megoldandó fejlesztés helyett elmentem kerülni egy karikát a motorral a dunakanyarba. Nem bántam, nagyon kikapcsolt, közben sok gondolat eszembe is jutott. Viszont a feladat ott maradt. Persze lehetett éjszakába nyúlóan dolgozni rajta, hogy mégis készen legyen időben. Nem-nem, talán a túlzott lazaság azért mégsem jó.
Technofíl vagyok. Keresem azokat az eszközöket, alkalmazásokat, csodaszereket, amelyek segíthetnek rendben tartani a feladatokat. Szeretem kipróbálni őket. Érzem melyik lehet jó. Nagyszerű elméleteket, modelleket gyártok arra, hogyan működne ez nekem. Sokszor próbálom a partnereimet és ügyfeleimet is beterelni a “paradicsomba”, jobbnál jobb eszközöket biztosítva nekik is. Engedjetek meg pár példát:
Confluence buzi vagyok. Bocsánat a szóhasználatért, nem tehetek róla. A Confluence segítségével oly egyszerű a tudásmegosztás, hogy arra már nincs is szó. Terjesztem az igét, mindenre ezt használnám. Csakhogy ezzel egyedül vagyok. Kipróbáltam csoportmunkában, egy ideig ment is, aztán újra jöttek az e-mail-ek, csatolmányok különböző verziózott doksikkal, stb. Nem jött be. Nehéznek találták. Minek ez, ha ott a mail?
Volt, hogy ügyfélnek adtam hozzáférést a saját Confluencemhez, hogy majd abban, együtt, és milyen jó lesz. Köszöni, ő inkább nem, mert ő jól elvan a word-el és különben is. Megmutattam neki, hogy csinálja csak word-ben, nem gond, van rá lehetősége. A lényeg, hogy a Confluencből nyissa meg a doksit. Sajnos ez sem ment neki. Túl bonyolult:(
A Jirát már meg sem említettem, pedig érzem, hogy jól össze lehetett volna hozni.
Volt aztán Google Docs és egyéb Google cuccok. Ami ment az egyetemen, nem ment az üzletben. Szintén komoly ellenállás volt a partnerek részéről. Bár a mai napig használjuk pár munkatárssal, partnerrel, de azért nem annyira erőteljesen. Pedig rengeteg lehetőség lenne benne. A levelezés persze Gmail, a cset is az, sőt egyre inkább kiváltja a skype-ot is, de még nem elég.
Ami viszont nagyon jó működik, és szerencsére az ügyfelek 90%-a képes ráállni, hogy használja, az a Dropbox. Nekem előfizetésem van a dropboxban, így bőven van tárhelyem. Meg tudok osztani mappákat, amikhez különböző felhasználókat rendelhetek. Bármekkora állományt fel tudok tenni. Páran még webről használják, de sokan ismerik a klienst is, így még egyszerűbb.
És az über, igen az ami mindenkinek (na jó egy valaki van, aki csak telefonon hajlandó, de az igaziból nem is az én ügyfelem:) jó és üdvözítő, sőt szerződésekben sokszor a kapcsolattartás módja is, az E-MAIL. A jó öreg e-mail. Mennyit olvasni arról, hogy az e-mailnek vége, kimegy a divatból, az okostelefonok, a táblák, a módszerek, az alkamazások megölik. Hát nem, nem hal ki, még nagyon sokáig ez lesz a kvázi egyetlen eszköz, amit mindenki elfogad, és képes használni is. Ja, nem képes, hanem hajlandó használni is. Fontos különbség.
